Trong post này, mình sẽ tóm tắt quy trình 5 bước để xây dưng công ty hoạt động không phụ thuộc cá nhân.
Công ty hoạt động không phụ thuộc cá nhân là gì?
Công ty hoạt động không phụ thuộc cá nhân ở ngữ cảnh này mình muốn đề cập 2 điểm:
+ Ở vai trò là chủ công ty, công ty có thể vận hành mà không phụ thuộc và việc bạn có làm việc hay không
+ Công ty có thể vận hành tốt nếu 1 vài cá nhân nghỉ việc, việc thay người mới dễ dàng mà không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh
Vì sao cần làm vậy?
- Với vai trò chủ sở hữu, để tách bạch chủ sở hữu và người làm thuê, tách bạch chi phí, công việc
- Để tăng giá trị công ty (để bán) hoặc kêu gọi đầu tư
- Để dễ dàng tăng quy mô/ chi nhánh/ ngành hàng mà không bị đổ bể
- Leverage people completely
- Use other people time
- Use other people thinking
- Use other people money
- Use other people reputation
- Use other people resources
5 bước tự động hóa công ty
Bước 1: Đơn giản hóa (Quan sát thực tế)
Chia nhỏ công việc ra để người bình thường trong lĩnh vực này có thể làm được. Việc gì khó, chia 2, chia 2 còn khó thì chia tiếp.
Bước 2: Hệ thống hóa (Xây dựng mô hình lý thuyết)
Ta viết xuống mọi thứ, flow công việc, Bảng mô tả công việc từng task, 1 head count là làm bao nhiêu tasks, yêu cầu kỹ năng cho từng head count, các chỉ số đo lường cho từng headcount, chuỗi giá trị.
- Tasks: Từng công việc đơn giản
- Function (Activity) Nhiều [Task] có liên quan nhau để thực hiện một chức năng cụ thể.
- Headcount: 1 nhân sự, thực hiện nhiều Tasks.
- Mô tả công việc: Mô tả công việc cho từng tasks. Khi tuyển người, xác định những task nào cần cần người, assign các task cho headcount. Bảng mô tả công việc cho head count chính là bảng vô tả công việc cho các tasks.
- Metrics: Đo lường theo từng tasks. Trả lương theo task.
- Value chain (chuỗi giá trị): Nhóm các [Function/ Activity] để hình thành 1 business cụ thể. https://online.hbs.edu/blog/post/what-is-value-chain-analysis
Bước 3: Nhân bản hóa (Hiện thực hóa mô hình lý thuyết)
Tuyển dụng, thực hiện đào tạo nội bộ, xây dựng bộ kỹ năng, kịch bản bán hàng, cho những nhân sự thực tế. Đảm bảo nhân sự thực tế đáp ứng [Headcount] trong model.
Nhân con người lên. Nhân bản quy trình lên. Nhân bản phòng ban. Nhân cơ sở kinh doanh. Nhân bản công ty.
Bước 4: Tự động hóa
Ứng dụng công nghệ, tự động đào tạo nhau, tự động nhân bản, tự động thay thế để ta không phải can thiệp vào. Theo KPI mà đo lường.
Bước 5: Tối ưu hóa (Review và làm lại chu trình mới)
Mọi thứ có thể làm tốt hơn vào ngày mai. 5 bước là 1 chu trình. Sau chu trình thứ nhất, ta thực hiện chu trình thứ 2 để cải tiến.
Các lưu ý
Lưu ý 1: Không chọn người vì ta thích, chọn người theo task
Tránh thích ai, quý ai, rủ nhau vào làm. Ta viết quy trình, ta thấy cần đặc tính nào thì ta tuyển người có đặc tính cần tìm vào.